La recentísima normativa Verifactu se perfila como una revolución en la forma en que las empresas gestionan sus procesos de facturación y reportes fiscales. Con fechas de implementación establecidas para 2027, es crucial que los empresarios se preparen desde ahora para adaptarse a este nuevo sistema. La norma no solo implica un cambio tecnológico, sino que también requiere un replanteamiento de las prácticas administrativas actuales.
Entendiendo Verifactu
Verifactu establece dos modalidades de cumplimiento dentro del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023. La primera opción es la remisión automática, donde cada factura se envía de forma inmediata a la Agencia Tributaria al ser generada. La segunda modalidad permite mantener los registros de forma local, pero requiere protocolos adicionales de seguridad y validación. Actuar bajo el sistema adecuado no es solo un trámite, sino una responsabilidad que puede impactar significativamente en la gestión fiscal de cualquier negocio.
Preparación del software de facturación
Es fundamental verificar que el software de facturación de tu empresa esté adaptado a las exigencias del nuevo reglamento. Desde julio de 2025, todos los proveedores de software deben ofrecer soluciones que cumplan con estas normas. Antes de hacer cualquier cambio, es recomendable consultar con el proveedor sobre la conformidad de tu sistema específico y solicitar una declaración responsable que lo avale.
Cabe destacar que hay ciertas situaciones que eximen a las empresas de activar Verifactu. Por ejemplo, aquellos que utilizan métodos tradicionales como hojas de cálculo o que ya están funcionando bajo el Suministro Inmediato de Información no necesitan incorporarlo. Además, las empresas situadas en el País Vasco o Navarra operan bajo diversos sistemas forales, por lo que se regirán por sus propias normativas.
Cinco pasos para la activación de Verifactu
Para asegurar una transición sin contratiempos, es recomendable seguir un proceso estructurado. A continuación se presentan los pasos esenciales:
Paso 1: Organizar datos fiscales y series
Antes de activar el sistema, verifica que toda la información identificativa de tu negocio y las series de numeración estén en orden. Cualquier error en esta fase puede complicar futuros registros encadenados.
Paso 2: Seleccionar modalidad de trabajo
Duplica el enfoque en la modalidad de remisión automática, que simplifica la custodia de documentos y asegura la verificación por parte del cliente, frente a la variante sin remisión, que impone un controlo mayor sobre los registros.
Paso 3: Activar y emitir una factura de prueba
Una vez que hayas elegido la modalidad, activa el sistema y emite una factura de prueba. Verifica que cumpla con los requerimientos establecidos, como la inclusión de un código QR y la correcta inscripción en la Agencia Tributaria si se opta por la remisión automática.
Paso 4: Aprender a corregir sin romper la cadena
Con la implementación de Verifactu, ya no se pueden borrar o editar facturas. Los errores deben resolverse mediante facturas rectificativas o registros de anulación, asegurando que todo sigue un proceso transparente y rastreable.
Paso 5: Comprobar conservación y exportación
Es esencial que tu software permita la conservación y exportación de los registros conforme a los requerimientos de la Agencia Tributaria, preparándote ante posibles auditorías.
No te quedes para el final de la carrera
A pesar de que la fecha límite suena lejana, postergar la transición puede resultar perjudicial. Las exigencias técnicas son invariables y el incumplimiento podría acarrear sanciones significativas. A medida que se acerquen las fechas de obligatoriedad, la demanda de soporte y migración será mayor, lo que podría dificultar una adaptación efectiva y rápida en el último momento. La mejor estrategia es comenzar con la transición desde ahora para asegurarte una adaptación sin sobresaltos en tu operación empresarial.