Aplicando las cinco S – Forbes Hispano

Si ha leído en alguna ocasión sobre el gerenciamiento de la calidad total, le habrá sucedido como a mí, que comprender e implementar la calidad total parece demasiado complejo. En cambio, el verdadero significado del manejo y aplicación de la calidad total se basa en principios y prácticas que son parte de una manera de hacer las cosas para convertirlas en hábitos eficaces que facilitan el quehacer rutinario.

El inicio de cualquier programa de calidad comienza con la implementación de prácticas comunes en un equipo de trabajo. Si trasladamos algunos consejos básicos del manejo de la calidad total a nuestra vida personal, estoy segura de que usted se distinguirá del resto.

En administración, aunque no lo encontremos en libros universitarios, utilizamos un importante legado del Oriente. Para ser más precisos, este legado es el famoso Housekeeping Japonés o las 5S. Es recomendable que programas de calidad y productividad se inicien con las 5S.

El nombre proviene de cinco palabras japonesas iniciadas por la letra S: Seiri, Seiton, Seisu, Seiketsu y Shitsuke. Son cinco sentidos o hábitos que constituyen un sistema armonioso y aplicable en la producción, en las finanzas, en lo personal y en el comportamiento y que facilitan quehacer en la rutina diaria.

• Seiri: (sentido de utilización) separar las cosas necesarias de las innecesarias.
• Seiton: (Sentido de orden) organizar e identificar las cosas que no fueron descartadas en la etapa anterior, para facilitar su encuentro cuando las necesitemos.
• Seiso: (sentido de limpieza) creando un ambiente físico agradable.
• Seiketsu: (sentido de la higiene) cuidar de la salud física, mental y emocional de manera preventiva.
• Shitsuke: (sentido de la disciplina) repetir la práctica de los sentidos anteriores a través de la repetición.

La aplicación de las cinco S en una empresa debe ser efectuada de manera planificada, con un diagnóstico previo, con criterios concretos e indicadores para controlar los avances, y bajo una supervisión técnica. En esta ocasión mi interés es compartir que la práctica de las 5S en la vida personal requiere sobre todo de una decisión y autodeterminación. Se requiere de emprendedores que deseen una pequeña revolución personal.

Implemente el Seiri en su casa, en su ropero, en su escritorio, en su cartera, enseñe a los chicos a aplicar Seiri en sus mochilas de colegio. Muchas veces nos encontramos con armarios, cajones, mesa de trabajo llena de cosas “por si algún día lo necesite”. Mi consejo es eliminar papeles u objetos que ocupan espacio en sus archivos que no los utiliza. Descarte todo lo posible, usted quedará impresionado con el número de cosas que guarda y que ya vencieron. Sea selectivo.

La siguiente etapa es la de Seiton. Separe los objetos que considera necesarios pero hágalo por categorías, etiquetándolos de manera ordenada. Agrupe sus ropas siguiendo un padrón que usted elija, como por ejemplo, separar las ropas de uso constante de aquellas que usa en ocasiones especiales. Revise las tarjetas personales que tiene, sepárelas por categorías como por ejemplo empresas, profesiones, segmentos de clientes, clientes potenciales. Verá que se encontrará con una cantidad de contactos a los que hace tiempo no hace seguimiento.

En la fase del Seiso se consigue armonía en el ambiente a través de la limpieza y de la reubicación de muebles u objetos ya que con la limpieza se deben mover las cosas de su lugar para efectivamente limpiarlas. Cambie el layout de su ambiente.

Ahora aplique las dos últimas actividades, el Seiketsu que no es otra cosa más que cuidarse a sí mismo. Cuide su cuerpo, su mente y su espíritu. Duerma bien aliméntese balanceadamente, practique algún ejercicio físico, equilibre su trabajo-familia-placer, desarrolle su fe.

Finalmente, el Shitsuke es mantener el control de todo lo que conquistó con la aplicación de los cuatro sentidos anteriores. La implementación de esta última etapa es una cuestión de tiempo.

Aplique las cinco S y le aseguro que tendrá resultados extraordinarios. Estas prácticas poseen una extraña fuerza que modifica la actitud y la consciencia de las personas. Las 5S es un proceso educativo. Como cualquier proceso de calidad total está sujeto al fracaso si no hay una verdadera convicción y constancia de propósito. La principal característica es su simplicidad. El efecto de las 5S produce cambios de comportamiento y posibilita el desarrollo de un ambiente propicio para obtener mejoras continuas. Agregue valor a su calidad de vida. Practique las 5S, practíquelas con mucho rigor.