Steve Jobs lo tenía claro. Sabía como tener asambleas eficientes sostener y cuáles quitar. Y sabía de qué forma realizarlas de forma eficaz. Es hora de que volvamos a ello.

La administración moderna padece crónicamente de demasiadas asambleas, y no tiene suficiente tiempo para hacer el trabajo. Jobs sabía de qué forma reparar esto, y su solución es excepcionalmente fácil.

Los mandos intermedios llevan años padeciendo una pesada carga. Y no, no es demasiado trabajo. No son demasiadas asambleas. Son demasiadas asambleas Y demasiado trabajo. Simplemente no hay suficiente tiempo en el día para encajarlo todo.

El trabajo es lo que hace que el negocio funcione, la prioridad número 1, se podría decir. Las asambleas deben respaldar el trabajo; cuando no lo hacen, se transforman en una absorción de tiempo que arruina la productividad. Sin embargo, como ha informado Harvard Business Review (entre otras publicaciones), la dirección está poco a poco más sepultada en las asambleas. Las razones son variadas, mas normalmente se centran en que la dirección desea tener más control o cree (equivocadamente) que cotorrear en conjunto aclara y agiliza.

Steve Jobs lo tenía claro. Sabía qué asambleas sostener y cuáles quitar. Y sabía de qué forma realizarlas de forma eficaz. Es hora de que volvamos a ello.

He acá la «Regla de las tres asambleas», inspirada en el enfoque de Jobs sobre las reuniones de liderazgo (con ciertos retoques inspirados en otros líderes tecnológicos):

¿Su argumento? Cuantas más personas haya en una asamblea, menos productiva va a ser. Demasiadas voces se transforman en un mar de estruendos y es menos probable que se logre algo. De hecho, Jobs rechazó una convidación del presidente Obama a una asamblea tecnológica por el hecho de que, bueno, la lista de convidados era demasiado larga.

Además, cuando elabore la lista de convidados, sepa precisamente cuál va a ser el interés o el papel de cada persona en la asamblea. Si no pueden o no desean contribuir, elimínalos. Si se trata de una asamblea informativa, se puede mandar una transcripción o una grabación a posteriori.

El objetivo es concentrarse. Con más de 3 puntos en el orden del día, probablemente te pierdas en una madriguera de temas no relacionados y conversaciones secundarias. Es bastante difícil saber qué conclusiones hay que sacar y qué acciones hay que emprender al final cuando los puntos del orden del día se desbordan. Sé breve y cerciórate de que los 3 puntos del orden del día están meridianamente relacionados con el principal objetivo de la asamblea.

Puede que creas que la esencia de una asamblea demanda un periodo de tiempoperíodo de tiempo mayor, mas la ciencia nos afirma que eso termina siendo una pérdida de tiempo. Nuestra capacidad de atención es más corta que la de un pez de colores y nuestra resistencia mental es inútil de sostener un discute significativo y metódico a lo largo de un buen tiempo. Si las asambleas son breves (no más de treinta minutos) y se reparten las piezas clave de información en pedazos asimilables (segmentos de uno o dos minutos), resulta más probable que se salga de la asamblea con una extensa entendimiento.

De hecho, Sheryl Sandberg fue un paso más allá: sostuvo muchas de sus asambleas en diez minutos.

También está la cuestión de la necesidad. ¿Es verdaderamente preciso festejar una asamblea? Hágase las 3 preguntas siguientes; si es negativa la respuesta a todas y cada una , no programe una.

  • ¿Esta asamblea requiere la opinión de otros, o es solo informativa?
  • Si necesito una opinión/reacción, ¿es una asamblea una forma más eficiente de conseguirla que un mensaje o un e-mail?
  • ¿Una asamblea aportaría algo que no aportaría un e-mail o un mensaje (por servirnos de un ejemplo, información en el instante sobre inconvenientes que evolucionan continuamente)?

Y, para finalizar, como nota general para los directivos generales que terminan de establecer una cadencia empresarial, considere la posibilidad de crear una cultura de asambleas minimalista. Siguiendo la «Regla de los 3», tenga presente esta indicación general: La dirección debe intentar no programar más de un minuto de asamblea por cada 3 minutos de trabajo. En esencia, no se debe dedicar más de una cuarta parte del día a asambleas.