En el mundo del emprendimiento y las startups, la gestión del talento humano y la optimización de procesos son temas cruciales en el camino hacia el crecimiento sostenible. A medida que las empresas se expanden, surge la tentación de contratar más personal como una solución rápida a las cargas de trabajo. Sin embargo, este enfoque puede no ser siempre la respuesta más eficiente. Es fundamental evaluar si el problema es de flujo de trabajo o si realmente se necesita incrementar la plantilla.
La Trampa del Aumento de Personal
Cuando una empresa se encuentra estancada o sobrecargada, la solución más inmediata suele parecer la contratación de nuevos empleados. Sin embargo, tantas veces este incremento en la plantilla no aborda las verdaderas raíces del problema. A medida que la empresa crece, se generan nuevas tareas de coordinación que pueden no requerir realmente más personal, sino una revisión de los procesos existentes.
Un estudio del U.S. Census Bureau reveló que solo entre el 17% y el 20% de las empresas utilizaban inteligencia artificial (IA) en sus procesos, a pesar de que sectores más grandes y con mayor dependencia del conocimiento estaban adoptando esta tecnología a ritmos superiores. Esto indica que las tareas que generan presión para aumentar la plantilla suelen estar en funciones esenciales como ventas y marketing, donde la IA podría aliviar significativamente la carga.
Definición de Tareas en Cuatro Categorías
Antes de formalizar una nueva contratación, es recomendable desgloar las tareas del puesto en cuatro categorías esenciales: juicio, relación, repetición y coordinación. Este ejercicio ayuda a identificar si lo que realmente se necesita es más personal o una reestructuración del proceso laboral.
- Juicio: Involucra decisiones que acarrean consecuencias significativas, como la estrategia empresarial y la dirección creativa.
- Relación: Enfocada en el establecimiento de confianza, es crucial en actividades como ventas y desarrollo de liderazgo.
- Repetición: incluye tareas de alto volumen con reglas estables que son candidatos evidentes para la automatización.
- Coordinación: Se refiere a trabajos que existen por desconexiones entre sistemas o personas, que necesitan ser rediseñados antes de considerar la automatización.
Automatización: Una Opción Clave
La adopción de la automatización y la inteligencia artificial puede liberar la carga de trabajo, pero debe ser aplicada con precisión. La clave es identificar en qué parte del flujo de trabajo se puede implementar sin comprometer la calidad. Estudios del NBER han demostrado que la asistencia de IA puede incrementar la productividad de los agentes de soporte al cliente, sobre todo en aquellos con menos experiencia.
Sin embargo, no todos los aspectos de un trabajo deberían ser automatizados. La verdadera propuesta debe ser «¿qué tareas pueden ser manejadas por máquinas sin sacrificar el toque humano donde más se necesita?»
Implementando un Piloto Reversible
Antes de hacer una contratación permanente, las empresas pueden beneficiarse de realizar un piloto de automatización en un proceso específico. Esto implica elegir uno y establecer parámetros de calidad a seguir. Si la automatización no aporta mejoras en la calidad del trabajo o genera confusión, es mejor detener el proceso antes de escalarlo.
Este enfoque no solo ayuda a tomar decisiones más fundamentadas sobre la automatización, sino que también permite a las empresas medir el costo real del flujo de trabajo antes de asignar un salario a un nuevo puesto. Esto es crucial, ya que una empresa más pequeña puede competir con grandes corporaciones al ser más ágil en diseñar y modificar sus flujos de trabajo.
Conclusión: Un Diagnóstico Adecuado
El análisis de si contratar personal adicional es realmente lo que se necesita, o si se puede resolver a través de una mejora de procesos, es esencial para el crecimiento sostenible. Un enfoque sistemático, que considere cada tarea en vigor y evalúe su naturaleza, puede proporcionar la claridad que se necesita. Aunque la contratación de nuevo talento puede ser necesaria en ocasiones, siempre debería ser una decisión informada y estratégica, no una respuesta automática a la carga de trabajo.