Kevin Kruse: «15 secretos de la gente exitosa sobre la gestión del tiempo»

Kevin Kruse es uno de los best sellers  del New York Times, cooperador en Forbes y emprendedor ganador del premio Inc. quinientos.

Kruse combina sus habilidades como director y cronista en pos de ciertos nudos comunes del éxito al entrevistar personas con grandes logros. En contestaciones sorprendentemente personales, millonarios, empresarios y atletas olímpicos destacan que consiguen el máximo de cada minuto, en el trabajo y en el juego.

Los grandes triunfadores prosiguen una mentalidad fundamental: consideran el tiempo como un bien más valioso que el dinero y ocupan cada minuto de forma reflexiva. Se enfocan en sus metas más esenciales, suprimen el acumulamiento en su sitio de trabajo y rechazan compromisos que les quiten tiempo. Incluso, los empresarios más prácticos delegan la mayor parte de las labores.

En su libro «15 secretos de la gente triunfante sobre la administración del tiempo», le preguntó a siete 7 millonarios, trece atletas olímpicos, veintinueve estudiantes estrella y doscientos treinta y nueve empresarios sus quince secretos más útiles para dirigir el tiempo.

Como director molesto por incesantes interrupciones, Kevin Kruse puso un letrero enorme en el que se leía “1440”. Descubrió que ver su día como 1. cuatrocientos cuarenta minutos de éxito potencial lo asistía a concentrarse en las labores esenciales. Sus empleados comenzaron a imitar su mentalidad de 1. cuatrocientos cuarenta minutos y así acrecentar la productividad en su compañía. Las encuestas y entrevistas de Kruse con grandes triunfadores confirman que comparten este punto de vista. Reconocen el tiempo como su bien más valioso.

La pérdida de dinero, aun el descalabro de un negocio, aún dejan ocasiones futuras para recuperar terreno, mas la pérdida de tiempo es irreparable.

Las personas triunfantes se concentran en sus prioridades primordiales, metas en un largo plazo e identifican las metas en un corto plazo que deben conseguir primero. Dividir las metas en un corto plazo en pasos medibles lleva a los grandes triunfadores a sus labores más esenciales (TMI). Se
concentran en llenar todas y cada una o una parte de sus TMI ya antes de proseguir con otras actividades.

Los directivos ejecutivos más inteligentes confirman la teoría científica de que el cerebro marcha a su mayor capacidad a lo largo de las dos primeras horas de cada mañana. Nathan Blecharczyk, creador de Airbnb, usa esta explosión de energía para concentrarse en sus
prioridades primordiales. Empezar temprano día a día le va a dar a un periodo de trabajo de paz relativa antes que los inconvenientes del diario broten para distraerlo de sus TMI.

Una lista de cosas por hacer se puede transformar en un monstruo. Derrotar un inconveniente solo crea considerablemente más para incorporar a la lista.

Investigaciones señalan que la mayor parte de quienes hacen listas jamás completan el cuarenta y uno% de sus labores planeadas. Las listas al día tienden a aleatorizar el orden de relevancia entre sus labores, enturbiando así su concentración.

La mayoría de los directivos ejecutivos triunfantes dependen de calendarios rigurosamente programados. Apegarse a un calendario deja que tenga tiempo para sus TMI.

Decidir qué labores merecen espacio en el calendario o bloques de tiempo evita que  pierda tiempo. Los empresarios reportan que calendarios bien organizados dismuyen el agobio.

Los atletas de alto desempeño hacen que sus calendarios trabajen duro y juegan duro al reservar tiempo para concentrarse en soledad, para la comunicación de uno a uno y para retroalimentación en equipo. Las personas enormemente triunfantes separan tiempo para cuidar su salud y su vida personal, su familia y su comunidad.

La mayoría de las personas afirma que la procrastinación es por lo que eligen las labores simples primero o piensan que se desempeñarán mejor después, mas no cumplen. En sitio de aplazar, intente esto:

• Haga ahora lo que prometa hacer después – Vencer la procrastinación significa hacer lo que debe hacer en este minuto en vez de confiar en que una versión futura de  mismo va a hacer lo adecuado después. Si afirma que comenzará la dieta, el ejercicio o ese trabajo latoso en 5 minutos, hágalo ahora. Pida una ensalada ya antes de ordenar el helado, salga a correr ya antes de caerse en el sillón y lea ese reporte ya antes de ver vídeos. Las personas piensan que van a ser mejores después, mas seguramente no lo sean. Para tener éxito, sea mejor ahora.

• Para motivarse, imagine sus resultados – Ya sea que concluir una labor le dé placer o el fallar en hacerla le cause dolor, imagine el resultado de sus acciones.

• Comparta la carga – Ser responsable ante alguien más que comparta su meta, como un compañero de carreras, crea un compromiso sensible. Consiga un compañero solidario para no estar solo en el ahínco.

• Tome la zanahoria; evite el castigo – La promesa de una recompensa futura atrae a ciertas personas, mas de forma frecuente, el miedo al castigo marcha mejor. Crear un castigo personal por no llenar una labor, en la manera de una donación a una organización de caridad, puede transformar sus fallas en un bien para la comunidad.

• Compórtese como la persona en la que espera transformarse – Adopte las conductas de su versión ideal de sí para consolidar sus valores y comprometerse con ellos. Incluso cumplir con el mero trámite de hacer las labores lo va a ayudar a conseguir lo mejor de .

• Acepte la imperfección – El deseo de perfección podría llevarlo a la inacción. Un primer gran paso para reducir el agobio que le impide siquiera iniciar es reconocer y admitir el trabajo imperfecto, aun lo que está mínimamente bien. Todo siempre y en todo momento puede mejorarse después.

Las personas triunfantes admiten sus restricciones. Escogen sus prioridades al día, tratan de conseguirlas y dejan el resto en la oficina para otro día. Aunque el trabajo pueda jamás tener fin, saben que deben establecer límites razonables. Sobreponerse a la carga de la responsabilidad incesante va a ayudar a que lleve una vida normal y se ocupe de sí mismo y de su familia sin culpa.

Algunos de los millonarios más conocidos del planeta, incluyendo a sir Richard Branson, atribuyen su éxito a tener una libreta a la mano. Escribir pensamientos fugaces, notas de las juntas y grandes ideas crea impresiones indelebles, tanto en el papel como en su psique.

Investigaciones prueban que el cerebro usa múltiples funciones interconectadas para procesar la información escrita a mano. Esto da como resultado un recuerdo más preciso que cuando se teclea. Ya que haya capturado sus ideas, notas o lecciones en papel, transfiéralas
a una computadora para referencia futura permanente. Ponga la data en sus cuadernos para que pueda referirse a ellos nuevamente.

Una encuesta del Instituto Global McKinsey señala que los trabajadores de oficina pasan hasta una tercera parte de su día leyendo y respondiendo e mails. Tenga en cuenta que el correo electrónico es una forma buenísima de que otros pongan sus prioridades en su vida. Utilice el sistema trescientos veintiuno-cero para sostener al e-mail en su lugar: 3 veces al día, pase veintiuno minutos examinando sus mensajes. Su meta es una bandeja de entrada con cero correos nuevos.

Este límite de tiempo arbitrario lo forzará a devolver contestaciones concisas y claras. Reaccione a cada correo cuando lo abra. Decida si debe trabajar en él de manera inmediata, regístrelo en el calendario para atenderlo después, deléguelo o archívelo. El uso frugal de las instrucciones de copiar y reenviar lo va a ayudar a eludir contestaciones que formen bolas de nieve que congestionen su bandeja de entrada. El uso inteligente del espacio para el tema puede alertar al receptor si su correo requiere acción urgente, una contestación después o es una simple nota informativa.

Eliminar las juntas formales puede ahorrarle a todo planeta la pérdida de tiempo. No convoque o vaya a juntas salvo que ninguna de las otras formas de comunicación funcione. Muchos empresarios prefieren tener hablas breves todos y cada uno de los días. Mark Cuban, empresario millonario, aconseja: “Nunca haga juntas a menos que alguien esté escribiendo un cheque”.

El magnate de negocios Warren Buffett aconseja: “Las personas muy exitosas dicen que no a casi todo”. Cada compromiso de su tiempo pude generar la pérdida de otras ocasiones.
Proteja su bien más valioso, el tiempo, de toda solicitud que no haga avanzar sus prioridades en un largo plazo.

El principio de Pareto mantiene que el veinte% de sus sacrificios es responsable del ochenta% de sus resultados. Los aspirantes a millonarios aplican este principio económico para identificar las formas más eficaces de desplegar sus habilidades inusuales o para llenar labores esenciales. Utilice este principio e identifique el veinte% de las actividades que le dan el ochenta% de recompensa por sus sacrificios.

Un director que con regularidad delega a los empleados más fiables gana más energía y productividad y sufre menos agobio. Externalizar las labores más simples libera su tiempo y energía a fin de que pueda concentrarse en las metas significativas y en los proyectos
y metas de alto desempeño.

Los empresarios renovadores asignan temas a sus días de oficina de forma que sus empleados puedan concentrarse en un género de trabajo concreto. Temas programados  semanal y mensualmente pueden incluir días de juntas para discusiones uno a uno, asambleas en equipo o seminarios de formación en conjunto. Otros temas incluyen un día de concentración y días de ponerse al tanto. Dustin Moskowitz, cofundador de Facebook, incorpora todos los miércoles sin juntas. Dedicar un día completo del personal a un género de  trabajo fomenta la concentración colectiva y estimula la productividad.

Los grandes triunfadores procuran un desempeño inmediato de su tiempo. Para apresurar el trabajo entrante, hacen efectivo el principio de “pieza tocada, pieza jugada”:
• Maneje los mails de manera inmediata – Delegue tanto como pueda. Complete cualquier cosa que pueda manejar en solo unos minutos. Si no puede, añádala al calendario.
• Actualice su calendario conforme sea preciso – Mueva las labores que consumen tiempo del e-mail a su calendario. Aparte bloques de tiempo semanales para lidiar con esas labores.
• Elimine la acumulación – Tenga presente el tiempo que se pierde buscando artículos fuera de su sitio. Mantenga el orden en su entrecierro. Un entorno desorganizado puede ocasionar agobio.

La mayoría de los empresarios adopta una rutina matinal para energizarse. Se recargan con mucha agua, comida saludable y ejercicio. Los directivos ejecutivos ocupados vigorizan su psique con lectura o meditación. El triunfador extremo, Arnold Schwarzenegger, se levanta
al amanecer para leer múltiples periódicos, hacer un adiestramiento cardiovascular y desayunar fruta y avena.

Quienes trabajan duro dejan espacio en sus horarios para la relajación. Pasar más tiempo en el trabajo no garantiza más o mejores resultados. Mantener los niveles máximos de energía y trabajar en aceleres cortos ayuda a la productividad. La capacidad del cerebro para procesar datos eficazmente flojea a lo largo del día, cayendo de energía total a fatiga cada noventa minutos. Descansos usuales para tomar agua, bocadillos nutritivos y ejercicio ligero remozan la psique y incitan mayor productividad.

Tómese el suficiente tiempo libre para amontonar la energía que precisa para desempeñarse.
Los atletas olímpicos dependen del sueño para revitalizar sus cuerpos. La gimnasta Shannon Miller, medallista olímpica en 7 ocasiones, toma breves siestas revitalizadoras. Tener consistentemente comida saludable, diversión, reposo y recreación, renuevan su vigor físico y su concentración mental. Esto fomenta una productividad mayor y mejora su vida en el juego y en el trabajo. La gente triunfante edifica la energía y la concentración precisas para hacer que cada minuto cuente.