La cuenta atrás ha comenzado. En 2026, el sistema VeriFactu pasará de ser solo un concepto técnico a convertirse en una obligación para la mayoría de las empresas y una gran parte de los autónomos en España. Aquellos que no se adapten a tiempo corren el riesgo de enfrentarse a sanciones que pueden alcanzar los 50.000 euros por ejercicio, además de complicaciones administrativas.
A pesar de que las fechas están estipuladas en el BOE y Hacienda ha advertido que no habrá prórrogas, muchas pymes y profesionales no se sienten listos para este cambio urgente.
Entendiendo VeriFactu: ¿Qué es y por qué es importante?
VeriFactu es un modelo del Sistema Informático de Facturación (SIF) que exige que todas las facturas sean registradas de manera íntegra y con trazabilidad. Esto significa que una vez emitidas, las facturas no pueden ser modificadas.
Las características más destacadas de VeriFactu incluyen:
- Adaptación a reglamentos técnicos específicos.
- Generación de un registro por cada factura, con firma y huella digital.
- Envío de datos a la Agencia Tributaria en tiempo real (modalidad VeriFactu) o almacenamiento seguro según los requisitos si se opta por la modalidad «no VeriFactu».
Esto implica despedirse de herramientas como Excel y cualquier sistema que no ofrezca integridad, trazabilidad y seguridad.
Fechas Clave para la Implementación
El despliegue de VeriFactu está programado en dos fases según el Real Decreto 254/2025:
- 1 de enero de 2026: Obligatorio para empresas bajo el Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2026: Aplicable a todos los demás obligados tributarios, incluidos muchos autónomos.
Si gestionas una sociedad limitada, es crucial que tu sistema esté adaptado para inicios de 2026. Los autónomos tendrán un margen de seis meses adicionales, pero la norma les afectará igualmente.
Cómo Afectará a tu Pyme
La implementación de VeriFactu significará un cambio profundo en la manera de emitir y manejar las facturas.
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Despedida a sistemas improvisados: Si tu empresa depende de plantillas de Word o antiguos programas de facturación, es probable que no cumplan con los nuevos requisitos. La normativa exigirá que el sistema:
- Impida la modificación o eliminación de facturas ya emitidas.
- Genere un registro con sellos temporales y firma.
- Permita la reconstrucción del historial de facturación sin interrupciones.
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Modalidades de envío: Aunque se hable de envío inmediato, existen dos opciones:
- Modalidad VeriFactu: Registro enviado a la AEAT al instante, con posibilidad de verificación mediante un código QR.
- Modalidad No VeriFactu: Almacenamiento seguro de registros y envio solo a requerimiento de Hacienda.
Una correcta coordinación con tu asesoría será fundamental, ya que la información tendrá que fluir eficientemente entre ambos.
Cambios para Autónomos
A partir del 1 de julio de 2026, los autónomos también deberán adaptarse a VeriFactu. Las circunstancias pueden variar ampliamente:
- Profesionales con software en la nube.
- Aquellos que utilicen plantillas manuales.
- Negocios que emiten facturas en el régimen de módulos.
Los cambios generales incluirán:
- Migrar a un software certificado.
- Elegir entre la modalidad VeriFactu y la no verificable.
- Aceptar que cada factura dejará una huella digital duradera.
La Agencia Tributaria proporcionará una aplicación gratuita, aunque esté más dirigida a pequeños emisores y no necesariamente a negocios con necesidades de gestión complejas.
Sanciones y Riesgos
La Ley Antifraude respalda esta transformación, buscando prevenir la doble contabilidad y el borrado intencionado de facturas. Las sanciones son severas:
- Uso de software no homologado: multas de hasta 50.000 euros.
- Emisión de facturas sin requisitos técnicos: sanciones proporcionales.
- Fabricantes de software no compliant: condiciones aún más rigurosas.
No subestimes las consecuencias: el tiempo perdido en corregir errores de última hora y las dificultades para cerrar ejercicios pueden afectar profundamente tu negocio.
Pasos Clave para la Adaptación
Ante este cambio inminente, es fundamental mantener la calma y planificar la transición. Aquí te dejamos cinco pasos esenciales:
- Evalúa tu sistema actual de facturación: Haz un diagnóstico claro sobre qué programas usas y cómo gestionas las facturas.
- Verifica la compatibilidad de tu software con VeriFactu: Contacta a tu proveedor y asegúrate de cuándo estará listo para la adaptación.
- Establece una fecha de transición: Determina un momento específico para comenzar a usar el nuevo sistema antes que sea obligatorio.
- Forma a tu equipo y ajusta procesos: Asegúrate de que el personal esté capacitado para usar el nuevo software y revisa los circuitos internos.
- Habla con tu asesoría fiscal: Coordinación es clave, así que establece expectativas claras desde ahora.
Adoptar VeriFactu no solo es una respuesta a la presión de Hacienda, sino también una oportunidad para modernizar tu gestión y hacerla más eficiente.
Preguntas Frecuentes
¿Todas las empresas tendrán que usar VeriFactu?
Sí, la obligación aplica a todas las que emiten facturas a través de sistemas informáticos de facturación.
¿Puedo seguir usando mi software actual?
Solo si se adapta a las nuevas normativas. Los programas que permiten borrar facturas sin registro no serán válidos.
¿Qué sucede con las facturas anteriores?
Las normativas afectarán solo a las emitidas después de su implementación. Las antiguas seguirán bajo las regulaciones habituales.
¿La aplicación gratuita de la AEAT es suficiente?
Es adecuada para pequeñas operaciones, pero limitada para negocios que requieren un manejo más complejo.
¿Es mejor la modalidad VeriFactu o la no verificable?
Depende de tus necesidades. Cada opción tiene sus ventajas, pero asegúrate de que tu software cumpla con los requisitos.
Mediante una planificación cuidadosa y una adaptación a los cambios, no solo evitarás sanciones, sino que también fortalecerás tu negocio en un entorno cada vez más digitalizado.
